Деловые туристы и тревел-координаторы в поисках взаимопонимания

Издательство Business Travel News провело исследование, направленное на изучение взаимодействия тревел-менеджеров и сотрудников компаний, ездящих в деловые поездки, а также на выяснение того, в какой мере в организациях соблюдается тревел-политика и почему происходят отступления от нее.

В исследовании, сбор материалов для которого проводился в мае-июне 2011 года, были рассмотрены многие аспекты опыта делового туризма: утверждение тревел-политики, выбор поставщиков, процедуры утверждения поездок, качество обслуживания, кризисное управление, отчеты о расходах в командировке и т.д.

Согласно полученным результатам, молодые сотрудники (до 35 лет) чаще всего не понимают и не принимают тревел-политику своих компаний, и не хотят ее соблюдать. Лишь 55% сделанных ими бронирований в 2010 году соответствовали установкам, принятым в организации. Среди деловых туристов в возрасте от 35 до 54 лет соблюдают тревел-политику 73%, среди тех, кто старше 55 лет – 80%.

При этом предписания со стороны руководства не имеют решающего значения. Например, в компаниях, где соблюдение тревел-политики «желательно», в соответствии с ней организовывают свои командировки 68%, а там, где оно «обязательно» – всего на 8% больше (75%).

Более того, заметно меньший процент самих деловых путешественников, нежели тревел-координаторов, говорят, что обращаются к предпочитаемым поставщикам при организации своих поездок. Оказывается, что многие из них просто не в курсе того, какие авиаперевозчики, отельные цепочки и трансферные компании предоставляют их организациям наиболее выгодные предложения. Поэтому, по мнению авторов исследования, организации должны улучшить информированность деловых путешественников не только о тревел-политике, но и о причинах ее возникновения. Гораздо больше шансов, что сотрудник прислушается к рекомендациям, если ему наглядно объяснить выгоду от этого, чем в случае, если от него будут просто требовать соблюдения предписаний, не утруждая себя разъяснениями.

Кроме того, мнение о дополнительных расходах в путешествии также отличается у координаторов и тех, кто ездит в командировки. Например, тревел-менеджеры реже говорят, что их компании будут возмещать развлечения на борту (6% респондентов заявили об этом, против 22% командированных сотрудников) и выбор кресел (13% против 24%). Кроме того, только 8% координаторов сказали, что их организации готовы оплачивать повышение класса номеров в отелях, тогда как 26% деловых путешественников уверены в таком оптимистичном развитии событий. То же самое касается и повышения класса арендуемых автомобилей: лишь 11% опрошенных координаторов деловых поездок сказали, что они не будут против повышения класса автомобиля, арендуемого в командировке сотрудниками их компании, тогда как среди самих сотрудников готовность повысить этот класс выразили целых 32%. Налицо явное несовпадение ожиданий и реальности.

Молодые деловые путешественники также в большей степени готовы лично платить за доступ в интернет в номерах отелей (24% против 17% в других возрастных категориях) и комплектацию арендуемых автомобилей GPS-устройствами (24% против 14%).

Рассматривая все дополнительные опции в разных сегментах (авиа, отели и аренда автомобилей), перечисленные в опросе, 13% бизнес-туристов до 35 лет заявили, что не будут сами оплачивать дополнительные услуги. Среди деловых путешественников в возрасте от 35 до 54 лет таких 27%, среди представителей старшей возрастной категории (от 55 лет) – 44%.

Судя по этим результатам, координаторам деловых поездок нужно искать пути разъяснения сотрудникам тревел-политики компании, чтобы они реально представляли себе, на какие траты компания готова пойти, а что им придется оплачивать из собственного кармана. Кроме того, в некоторых случаях стоит изучить наиболее часто встречающиеся пожелания часто путешествующих сотрудников, и менять тревел-политику компании в соответствии с ними. Возможно, необходимо проведение переговоров с поставщиками для обеспечения бизнес-туристов услугами, которые они ценят больше всего.

Источник: пресс-служба RATA-news