28 и 29 мая, в одном из конференц-залов отеля JW Marriott в Вашингтоне собрались ключевые фигуры выставочного бизнеса США — около 200 руководителей и топ-менеджеров ассоциаций, отраслевых сообществ и профессиональных игроков рынка. 

Пять лет мы поддерживаем это мероприятие и с интересом наблюдаем за тем, как американские коллеги делятся опытом. Да, лететь далеко, да и не совсем просто, к тому же товарооборот наших стран не так заметен на фоне той же Европы или Азии. Но! США — страна бизнеса, успешных коммерческих проектов, технологий. Там точно есть чему поучиться российскому рынку. И несмотря на усложнение политических отношений между странами, американское деловое сообщество остается открытым и проявляет любопытство к происходящему в России, что мне удалось проверить лично. 

ECEF длится один день. Большинство конференций в США начинаются и заканчиваются рано: нетворкинг кипит уже с 8 утра, а последний блок программы завершается около четырех пополудни. Такой график обусловлен чрезмерной занятостью американских специалистов.

Я была единственная из России на форуме и старалась впитывать все мельчайшие детали. На подсознательном уровне сравнивала с практикой у нас. Итоги этих наблюдений и анализа сформировались в пять основных тезисов, которыми я хочу поделиться.

1. Попасть на конференцию могут не все

Казалось бы, у нас в России купил билет — и вперед. Но нет, посетить ECEF можно только, если проходишь по критериям. Первый: ваша компания организует деловые события. Второй: вы должны занимать в ней топовую позицию (CEO, CEM, VP и т.п.). Сервисные и медиакомпании допускаются только в качестве спонсоров. А обычные сэйлзы вообще не попадут.  

Поэтому, если вы не организатор и думаете просто купить билет (который, к слову стоит от 700 долл. до 4000 долл.), скорее всего, вас развернут и вернут деньги. Жестко, зато показывает отношение к правилам — всем предоставляются равные условия.

2. Краткость и четкий фокус: 1 день, 1 зал, 1 программа

Продолжительность ECEF — сутки. Конференция стартует с приветственного коктейля вечером накануне, активная часть которого потом перетекает в бар отеля.  Вот там-то и начинается самое продуктивное общение и налаживание международных контактов. =) 

На следующий день программа мероприятия идет уже с 8 утра. В этом году она состояла из 5 блоков, длина каждого — от 40 минут до 1,5 часов. Между ними включены 40-минутные перерывы для общения участников. Дополнительный шанс познакомиться и обсудить тренды даст ланч со спецрассадкой гостей с учетом их возможных интересов и пересечений.  

Еще одно отличие — это концентрация происходящего в одном месте. Один зал и единая программа, а значит все гости большую часть времени находятся в одном пространстве. В этом точно есть смысл, но есть и риски — состав и качество спикеров должны затронуть интересы каждого. 

О трендах 2019 года, будущем отрасли, рисках (в том числе геополитических), найме и подготовки ниндзя-персонала, сокращении расходов компаний на рекламу и выставки, персонализации маркетинга и сервис-услуг, оперативности и автоматизации процессов, роли женщины в конгрессно-выставочном бизнесе, экологии, бережливости и устойчивости.  И вообще об осознанности и ответственности бизнеса перед будущими поколениями.  

3. Технологичность на площадке    

До и вовремя ECEF можно скачать мобильное приложение с программой, спикерами, участниками, личным расписанием, чатом, а также возможностью задавать и отвечать на вопросы в реальном времени. Вполне удобная и довольная простая штука.

Лично я не использовала приложение для знакомства с другими людьми, и сама не получила ни одного сообщения. Просто все нужные люди были на виду, общение ограничивалось пространством пары залов, поэтому было несложно найти контакты.   

На столе каждого участника стоял планшет с аналогичным функционалом, что и в приложении. Можно рассмотреть презентацию спикера, задать вопрос или же поучаствовать в голосовании. Результаты опросов выводились на экранах главной сцены в форме облака ответов - простая и очень интересная идея вовлечения аудитории в происходящее.

4. Максимальные возможности для установления полезных связей  

Шансы для нетворкинга создаются как организатором, так и особенностью менталитета. Приветливость у американцев в крови, и начать любой разговор здесь очень легко. Вот у вас спросили, из чего сделан этот смузи, и через 5 минут вы уже обсуждаете перспективы развития российского ивент-бизнеса. 

Что же позволило нетворкингу на ECEF проявиться максимально продуктивно? 

• Большое количество перерывов для общения в непринужденной обстановке с отличным кофе
• Полуторачасовой ланч с умной рассадкой по интересам участников 
• Таблички с именами гостей у каждого места в зоне конференции 
• Приветственный коктейль накануне вечера (позволил расслабиться и почувствовать своим в тусовке) 
• Выставочная зона TECH DEMO с открытым баром 
• Мобильное приложение со списком участников и возможностью чата + планшеты на столах с тем же функционалом
• Минутная презентация   каждого участника в начале конференции
• Возможность лично быть представленным организатором нужным людям  
• Список участников с контактами и фото, пришедший на почту где-то за неделю до конференции. Это позволило подготовиться заранее и визуально понимать, кого нужно выцепить в толпе. А с другой стороны, облегчило последующую обработку визиток. Кстати, в США популярна печать двусторонних визиток – 90% из полученных мною карточек были такими. 

Есть и другой аспект. Обменяться визитками очень легко, но последующая конверсия будет не такой простой.  Начав связываться и продвигать свой вопрос, обратная свзьфидбек будет не так высок, каким бы позитивным первоначальный контакт не был.

Об этом меня предупредил Кирилл Рожковский, основатель Conference Cast, когда мы гуляли по Нью-Йорку и обсуждали его проект и результаты запуска в США. Собственно, я сама убедилась в этом. Быстрый фидбек я получила от тех людей, с которыми завязались приятельские отношения или же у которых действительно есть интерес к российскому рынку.  С другой стороны, в России те же аспекты. Много ли вы отвечаете тем людям, предложения которых не попадают в вашу срочную потребность? 

5. Организация от первого и до последнего шага

Не могу не похвалить Сэма Липпмана, создавшего ECEF и ряд других образовательных мероприятий для выставочной отрасли США. И, конечно, его команду!  Организация форума достойна того, чтобы брать пример. И как давний медиапартнер, мы хотим отметить качество и своевременность всех пресс-материалов, которые приходили от ECEF. Такой контент легко и приятно продвигать.  

Кстати, для Сэма всегда важны отзывы участников.  По завершении форума нужно пройти несложный опрос. А те, кто не сделал этого в течение двух последующих дней, получили от Сэма персональную просьбу-напоминание.  С – своевременность! 

Что можно улучшить?  

Хотя общее впечатление от конференции позитивное, всегда есть зоны и вопросы, которые можно доработать. И для себя отметила следующее.  

• Температурный режим в залах с программой замораживал и тело, и мозг. Кондиционеры создавали адский холод (это вообще американская особенность в помещениях и транспорте).  Надо отдать должное организатору, который заранее предупредил о том, что лучше запастить кофтой или пиджаком. Я была не так внимательна к их письмам, поэтому пришлось померзнуть, так как на улице в эти дни было +30-35. 
• Отсутствие выбора по программе. Во мне сейчас говорит российская привычка к нескольким потокам и внушительному списку спикеров. 
• Недостаточное количество практического инструментария в докладах. Повестку задает целевая аудитория ECEF: топы, директора и собственники чаще имеют дело с общим видением, глобальными трендами и стратегиями, нежели с конкретными инструментами. 
• Отсутствие презентаций некоторых спикеров и визуальных компонентов. Во многом это объясняется форматом выступлений — панельными дискуссиями или живым диалогом с аудиторией и изменением контента в зависимости от запроса. Хотя лично мне, как визуалу, явно не хватало картинок, цифр и графиков.  

Я рада, что имела возможность стать частью форума ECEF, и мы планируем продолжить поддерживать события Lippman Connects в новом сезоне. Уже стали известны даты на следующий год — 27 мая 2020 года. Я рекомендую всем российским коллегам запланировать поездку в Вашингтон, чтобы расширить свое видение и найти инсайты для будущего развития своих проектов.