Экспонент или посетитель: в чём разница и какой формат выбрать бизнесу

В выставочной сфере часто происходит путаница. Компания говорит: «Мы хотим поучаствовать в выставке», а потом выясняется, что речь идёт о простом посещении без стенда.

Но для организатора, рынка и бюджета это принципиально разные вещи.

Посетитель — это человек, который зарегистрировался или купил билет, пришёл на выставку, изучает экспозицию и общается с компаниями на стендах.

Экспонент, или участник выставки, — это компания, которая арендует выставочную площадь, строит или оформляет стенд, демонстрирует продукты и работает с посетителями.

Стать посетителем можно быстро: зарегистрироваться, приехать, получить бейдж и пройти в павильон. Стать экспонентом сложнее: подготовка может занимать несколько месяцев, а иногда и полгода.

Что даёт посещение выставки

Посещение — более простой и бюджетный формат. Он подходит, если компании нужно изучить рынок, найти поставщиков, посмотреть конкурентов или понять, стоит ли в будущем выставляться со стендом.

Чаще всего посетители приходят на выставки с такими задачами:

• найти поставщиков, подрядчиков или партнёров;
• изучить новые решения в отрасли;
• посмотреть, куда движется рынок;
• познакомиться с экспертами;
• посетить деловую программу;
• изучить конкурентов;
• собрать идеи для развития продукта или продвижения.

Самая ценная группа посетителей для экспонентов — профессиональные байеры, то есть люди, которые приходят с реальной задачей закупки или выбора решения. Среди них часто много ЛПР — лиц, принимающих решения.

Посещение особенно полезно перед первым участием со стендом. Можно пройтись по выставке, посмотреть поток, оценить состав участников, поговорить с экспонентами и понять, есть ли смысл вкладываться в полноценное участие.

Что даёт участие со стендом

Участие со стендом требует больше бюджета, времени и команды. Но и возможностей у экспонента гораздо больше.

Главное преимущество — доступ к посетительской аудитории. Посетитель выбирает среди компаний-участников, а экспонент может сам активно вовлекать посетителей, приглашать их на стенд, демонстрировать продукт и собирать контакты.

Участие со стендом даёт несколько важных эффектов.

• Демонстрация продукта вживую

Если у компании есть оборудование, образцы, технологии или физический продукт, стенд позволяет показать их в действии. Такой контакт сильнее презентации или сайта: посетитель может посмотреть, потрогать, задать вопросы и сразу обсудить применение.

• Больше маркетинговых возможностей

Экспонентам доступны рекламные опции, которые обычно закрыты для обычных посетителей: баннеры на сайте выставки, размещение в каталоге, промо на площадке, спонсорские пакеты, розыгрыши, активности на стенде.

• PR-эффект

Списки экспонентов часто остаются на сайте выставки после завершения события. Это работает как дополнительная точка присутствия: компании, которые не успели посетить выставку, могут искать поставщиков по каталогу участников и обращаться к ним позже.

• Имиджевый эффект

Стенд показывает, что компания активна, готова инвестировать в продвижение и присутствует в отрасли. Для некоторых рынков это важно: если ключевые игроки ежегодно выставляются, отсутствие компании на площадке может быть заметным.

Когда достаточно быть посетителем

Посещение выставки подойдёт, если:

• вы только изучаете рынок;
• хотите понять, насколько событие вам подходит;
• бюджет ограничен;
• нужно найти поставщиков или партнёров;
• важно посмотреть конкурентов;
• нет чёткой цели участия со стендом;
• выставка проходит далеко и требует проверки перед вложениями.

Если событие проводится в вашем городе и регистрация доступна, часто есть смысл просто сходить. Чем больше профессиональных коммуникаций вы делаете, тем выше шанс на полезное знакомство.

Но если поездка дорогая — например, в Китай, США или на другую дальнюю локацию, — целесообразность стоит посчитать заранее. Без понятной цели и плана встреч такая командировка может не окупиться.

Если вы пока не уверены, стоит ли выходить на выставку со стендом, начните с посещения. В бизнес-афише Expomap можно подобрать несколько профильных событий по отрасли, датам и географии, сравнить их между собой и выбрать те, куда стоит сначала приехать как посетитель. Такой подход помогает оценить аудиторию и формат мероприятия до того, как вкладываться в полноценное участие.

Когда стоит участвовать со стендом

Стенд нужен, если компания хочет активно работать с рынком, а не просто наблюдать.

Участие со стендом целесообразно, если:

• нужно расширить клиентскую базу;
• компания выходит на новый рынок;
• есть конкурентоспособный продукт;
• нужно ярко запустить новинку;
• важно протестировать реакцию аудитории;
• нужно поддержать отношения с текущими клиентами;
• выставка является ключевой отраслевой площадкой;
• важно показать присутствие и статус компании.

Например, если у вас новый продукт и вы хотите быстро собрать обратную связь от рынка, выставка может стать хорошим тестом. За несколько дней можно провести десятки разговоров, понять, какие вопросы задают клиенты, что их цепляет, какие возражения повторяются чаще всего.

Когда не стоит выставляться

Есть несколько слабых мотивов для участия.

Первый — «потому что конкуренты там есть». Это не стратегия. Конкуренты могут решать другие задачи, иметь другой бюджет, другую аудиторию и другой продукт.

Второй — «для имиджа», но без достаточного бюджета. Имиджевое участие требует сильного стенда, хорошей локации, качественной команды и заметной активности. Маленький случайный стенд в холодной зоне редко создаёт нужный эффект.

Третий — отсутствие цели. Если компания не может ответить, зачем она участвует, какие контакты хочет получить и как будет оценивать результат, лучше не торопиться. Сначала стоит посетить выставку, собрать информацию и подготовить стратегию.

Как выбрать формат

Перед выбором формата задайте несколько вопросов:

• какая главная цель: продажи, партнёры, исследование рынка, имидж, запуск продукта;
• кто ваша целевая аудитория на выставке;
• есть ли она среди посетителей;
• насколько важна демонстрация продукта;
• какой бюджет доступен;
• есть ли команда для работы на стенде;
• как вы будете обрабатывать контакты после выставки;
• можно ли сначала протестировать событие как посетитель.

Если цель — изучить рынок и собрать информацию, начните с посещения. Если цель — активно привлекать клиентов, демонстрировать продукт и закрепляться в отрасли, нужен стенд.

Главное

Посетитель и экспонент находятся в одном выставочном пространстве, но используют его по-разному.

Посетитель смотрит, выбирает и знакомится. Экспонент сам становится точкой притяжения, работает с потоком аудитории, презентует продукт и собирает контакты.

Правильный формат зависит от цели. Не всегда нужно сразу строить стенд. Но если выставка действительно собирает вашу аудиторию, а у компании есть понятное предложение и готовность работать с контактами, участие может дать гораздо больше, чем простое посещение.