«Тревелофобия»: стоит ли экономить на деловых поездках?

Принято считать, что бизнес-тревел — третья по величине статья расходов компании. Я никогда не углублялся в соответствующие подсчеты, но, скорее всего, так и есть. Затраты на деловые поездки сами по себе оказывают очень существенное влияние на объем закупок компании, и это может означать, что потенциально на них можно было бы серьезно сэкономить. Ключевое слово здесь «было бы», поскольку тревел — это расходы с одной стороны, и инвестиции в будущую прибыль — с другой. Кроме того, путешествия в интересах бизнеса оказывают существенное влияние и на другие статьи расходов компании. Посчитать, как отразится экономия на прибылях, генерируемых за счет тревела, действительно непросто.

Чтобы убедиться в этом достаточно попробовать ответить, например, на два вопроса:
Появление в руках путешественников инструментов самостоятельного бронирования ведет к уменьшению тревел-расходов и к сокращениям секретарей и ассистентов в крупных компаниях, но во что обойдется адвокату или директору по продажам время, затраченное на организацию своей командировки?

Замена перелетов бизнес-класса на эконом-класс несомненно, сэкономит компании большие деньги, но каковы будут потери от снижения продуктивности сотрудников и усиления стресса и недовольства?

Те, кто может ответить на эти вопросы, понимают, что те или иные решения в рамках тревел-программ ведут к значительным последствиям. Те, кто не понимает или не задумывается над взаимосвязанностью тревела и успеха компании, в какой-то момент рискуют допустить ошибку, сэкономив не на том.

Говоря о взглядах некоторых менеджеров на бизнес-тревел, мне приходит на ум термин travel avoidance, который можно примерно перевести как «тревелофобия». Довольно забавный, он иллюстрирует ошибочную, на мой взгляд, тенденцию некоторых компаний избегать деловых поездок как таковых. При этом в этих компаниях исходят из того, что переговоры с партнерами обязательно должны проводиться, что называется, «лицом к лицу», и упускают из вида современные способы дистанционного общения. По-настоящему эффективные компании не избегают тревела, а отправляют своих сотрудников в поездки, когда это действительно приносит выгоду для бизнеса и когда отказ от поездки может негативно отразиться на деятельности фирмы. Тотальный отказ от деловых путешествий имеет смысл лишь тогда, когда продиктован необходимостью жесткой экономии для удержания компании на плаву в условиях кризиса. Но даже в этом случае нужно понимать, что рано или поздно необходимо вновь «выйти на дорогу» для дальнейшего развития.

Правильная программа — ключ к успеху любого предприятия, и менеджеры, которые не зря едят свой хлеб, должны время от времени проводить «перезагрузку» и переоценку тревел-политики. Это поможет им адекватно оценивать, насколько эффективен тревел в тех или иных условиях, и в каких случаях современные технологические решения позволят достичь сравнимого или лучшего эффекта с меньшими издержками. В этой связи меня не удивляет, что в наиболее продвинутых в плане тревел-политики компаниях, таких как Ikea или Google, тревел-отделы непосредственно связаны с IT-сектором. В этих компаниях любой ценой стремятся достичь наиболее эффективного взаимодействия между сотрудниками.

Четыре года назад я был в составе жюри нескольких экологических премий, организованных известным «зеленым» изданием, и победитель одного из конкурсов в категории бизнес-тревел, компания Logica смогла продемонстрировать снижение издержек на тревел (как в плане количества поездок, так и их стоимости) в сочетании с увеличением прибыли. Эта компания провела ту самую перезагрузку, определив, когда лучше обратиться к коммуникационным технологиям, а когда — посадить своих сотрудников на самолеты. Снижение расходов на командировки и увеличение прибылей позволило в будущем увеличить и прибыль, и частоту поездок, при этом компания все время оставалась в выигрыше. Это не отказ от тревела, это пример эффективного ведения бизнеса. Если бы все компании в мире подходили к управлению своей тревел-программой также, мы бы стали свидетелями роста индустрии бизнес-тревел, ведь растущие компании чаще отправляют своих сотрудников в командировки.

На тревел-симпозиуме GBTA Russia в Москве 3 июня GBTA представит доклад GBTA Russia Outlook and Business Travel Index (BTI™), в котором будет приведена статистика роста российского рынка бизнес-тревел. В дальнейшем такие доклады будут выходить каждые два года.