Поздние бронирования поездок: осторожность или недисциплинированность?

Вопрос оптимизации тревел-бюджетов еще остается актуальным для большинства компаний и корпораций. Однако и простой способ сэкономить часто оказывается труднодоступным, если присутствует человеческий фактор. Сегодня далеко не все организации, зная график поездок своих сотрудников, заблаговременно заказывают перевозку и наземное обслуживание. К таким выводам пришла компания Egencia, один из лидеров в сфере организации и управления деловыми поездками.

Компания провела опрос среди 348 тревел-менеджеров крупнейших корпораций. Более 90% респондентов уверены, что несоблюдение простых правил своевременного бронирования ведет к «раздуванию» тревел-бюджетов и может сказываться на снижении прибыли. Главная причина, по мнению 68% опрошенных, в отсутствии дисциплины среди самих сотрудников, направляемых в служебные поездки.

Впрочем есть и другие факторы, приводящие к неконтролируемому росту бюджетов. Более 40% опрошенных указали, что в компаниях не соблюдаются правила бронирования билетов у назначенных перевозчиков. Дело в том, что часто сотрудники просто не желают использовать более низкие тарифы. Еще 32% отметили среди причин бронирование номеров в более дорогих отелях. Примерно такая же доля респондентов назвала нежелание заказывать гостиницы у партнеров.

По словам вице-президента Egencia Americas Марка Холихеда (Mark Hollyhead), поскольку в этом году ожидается рост стоимости перевозки и наземного обслуживания, компаниям как никогда важно повышать дисциплину бронирований и экономии бюджетов для эффективного управления корпоративными расходами.

Согласно исследованию, только половина из числа опрошенных активно взаимодействуют с сотрудниками, направляемыми в командировки, и регулярно обсуждает с ними все изменения тревел политики. Еще 16% делают это раз в квартал, 11% - ежегодно и 4% никогда не обсуждает. В ходе опроса также выяснилось, что тревел-политика только в редких случаях предусматривает специальные программы поощрения для командируемых – об отсутствии поощрений сообщили 77%.

На вопрос, какие образом тревел-менеджеры контролируют расходы на поездки, 56% ответили, что в их компаниях существует практика подтверждения командировок до бронирования. Еще 37% заявили, что в их компаниях не практикуется политика заблаговременного бронирования. Примерно сколько же сообщили, что предоставляют менеджерам отделов специально выделенные бюджеты, которые они распределяют самостоятельно.